Base de Datos Access (2022)

Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

Consultas específicas de SQL.

- Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

- El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior.

- Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta.

- La opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.

- Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

- Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.

- Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.

- Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

- Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

5.1. Consultas de resumen

- En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, también se conocen como consultas sumarias.

- Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.

- Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.

- En el ejemplo que viene a continuación tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por región, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.

Base de Datos Access (1)

- Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botón Totales en la pestaña de Diseño.

Base de Datos Access (2)

- En cualquiera de los dos casos se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila Total:
- Todas las columnas que incluyamos en la cuadrícula deberán tener un valor en esa fila, ese valor le indicará a Access qué hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo:
- Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen:



Base de Datos Access (3)

5.2. Consultas de Referencias Cruzadas

- Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.

- Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.

Base de Datos Access (4)

- La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando los datos en un formato más compacto como el siguiente:

Base de Datos Access (5)

- Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas.

- Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la intersección de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de importes).

- Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.

5.3. Consultas de Accion

- Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.

- En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale una cuadro de diálogo para confirmar la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla.

- Puede que la configuración de Access no te permita ejecutar este tipo de consultas.

- Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección.

- Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.

Para crear una consulta de Creación de tabla:

- Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.

- Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.

- Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.

- Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño:

Base de Datos Access (6)

- Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla:

Base de Datos Access (7)

- Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.

- Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivoel nombre de la base de datos donde se creará la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar....

- Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta:

Base de Datos Access (8)

- La ventana de diseño será igual a la de una consulta de selección. En ella definimos la consulta de selección para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la única diferencia es que en la barra de título después del nombre de la consulta se pone consulta de creación de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botón "Hoja de Propiedades" de la pestaña Diseño veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se creará:

Base de Datos Access (9)

- Para ver los datos que se grabarán en la nueva tabla elegir la Vista Hoja de datos (en el botón Ver), ya que esta opción nos permite ver el resultado de la consulta sin crear la nueva tabla. La opción Ejecutar, en cambio, hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta.

Base de Datos Access (10)

- Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla, nos avisa de esta creación, también nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.

Base de Datos Access (11)

- Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos de la consulta y heredarán el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, índices, etc.

Crear consulta de referencias cruzadas

- Este tipo de consulta es útil cuando tengamos tres campos cuyos valores podrían cruzarse para poder ver los datos de una forma más resumida.
- Después de crear una consulta de selección en la que estén incluidos los tres campos, en Vista Diseño haremos click en el Icono General.

- Algunas de las opciones que podemos encontrar en Total.

Base de Datos Access (12)

Cuenta Muestra el número de coincidencias encontradas.
Min Muestra el valor más bajo de los encontrados.
Max Muestra el valor más alto de los encontrados.
Suma Muestra la suma de los valores encontrados.
Promedio Muestra la media de la suma de todos los valores.
Primero Muestra sólo el primero de los valores hallados.
Ultimo Muestra sólo el último de los valores hallados.

- En Tab ref Cruz indicaremos qué campos deseamos poner cómo encabezado de fila, encabezado de columna o mostrar su Valor, en el cruce de ambos.

- En Total indicaremos entre las diferentes opciones de agrupamiento que se nos muestran.

- Tras guardarla, para ejecutar la consulta haremos doble click con el botón izquierdo sobre ella, o bien click con el botón derecho y seleccionaremos Abrir.

=http://imageshack.us/photo/my-images/577/access2010consultasejec.jpg/][IMG]http://img577.imageshack.us/img577/6572/access2010consultasejec.jpg[/IMG][/URL]

- Según el ejemplo anterior, se mostrarían como encabezados de columnas los nombres de los artículos y como encabezados de filas sus códigos.

- En los cruces entre artículo y código, se muestran las existencias de cada uno de ellos.
- También se puede usar esta consulta usando varias tablas.

- Otra forma de crear una consulta de referencias cruzadas es creando la consulta de selección inicial con los campos a usar (como hemos visto antes) y en Vista Diseño hacer click en Ver y seleccionar Vista Tabla Dinámica

- Veremos una ventana como la siguiente, conteniendo en el cuadro de diálogo, los campos de la consulta de selección a partir de la cual estamos creando la actual consulta de referencias cruzadas:

- En este punto, tenemos que arrastrar el campo que deberá contener las filas hacia la parte izquierda y soltarlo donde pone Coloque campos de fila aquí.
- Despues arrastraremos el campo que corresponda hacia la parte superior y lo soltaremos en Coloque campos de columna aquí.
- Después arrastremos el campo que contiene los datos hacia la parte central y lo soltaremos en Coloque campos de totales o campos detallados aquí.
- En caso de tener un campo para usar como filtro, lo arrastraremos hacia la parte superior y lo soltaremos en Coloque campos de filtro aquí.

Crear consulta de datos anexados

- Esta consulta es usada para copiar datos de una tabla a otra, por medio de un criterio en caso de ser necesario.
Primeramente crearemos una consulta con la tabla que contiene los datos que queremos copiar y estableceremos Criterios si así lo necesitamos, tal y como se muestra en la imagen de la derecha. - Después haremos click en el icono Anexar y veremos una ventana como mostrada abajo, en la que indicaremos cuál es la tabla en la que queremos copiar los datos.

6.Sentencias (Sintaxis SELECT)

Base de Datos Access (13)
- Las palabras que aparecen en mayúsculas son palabras reservadas se tienen que poner tal cual y no se pueden utilizar para otro fin, por ejemplo, en el diagrama de la figura tenemos las palabras reservadas SELECT, ALL, DISTINCT, FROM, WHERE.
- Las palabras en minúsculas son variables que el usuario deberá sustituir por un dato concreto. En el diagrama tenemos nbcolumna, expresion-tabla y condicion-de-busqueda.

- Una sentencia válida se construye siguiendo la línea a través del diagrama hasta el punto que marca el final. Las líneas se siguen de izquierda a derecha y de arriba abajo. Cuando se quiere alterar el orden normal se indica con una flecha.

- ¿Cómo se interpretaría el diagrama sintáctico de la figura?

- Hay que empezar por la palabra SELECT, después puedes poner ALL o bien DISTINCT o nada, a continuación un nombre de columna, o varios separados por comas, a continuación la palabra FROM y una expresión-tabla, y por último de forma opcional puedes incluir la cláusula WHERE con una condición-de-búsqueda.

- Por ejemplo:

SELECT ALL col1,col2,col3 FROM mitabla

SELECT col1,col2,col3 FROM mitabla

SELECT DISTINCT col1 FROM mitabla

SELECT col1,col2 FROM mitabla WHERE col2 = 0

- Todas estas sentencias se podrían escribir y no darían lugar a errores sintácticos.

- Cuando una palabra opcional está subrayada, esto indica que ese es el valor por defecto ( el valor que se asume si no se pone nada). En el ejemplo anterior las dos primeras sentencias son equivalentes (en el diagrama ALL aparece subrayada).

Cómo se crea una sentencia SQL en ACCESS


- Para crear y después ejecutar una sentencia SQL en Access, lo fácil es utilizar la ventana SQL de las consultas.
- Para crear una consulta de selección, seguir los siguientes pasos:

1- Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
2- Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la izquierda de la ventana de la base de datos.
3- Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.

4- Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Base de Datos Access (14)

6- Seleccionar Vista Diseño.
7- Hacer clic sobre el botón Aceptar.
8- Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Base de Datos Access (15)

9- Como no queremos utilizar el generador de consultas sino escribir nuestras propias sentencias SQL, no agregamos ninguna tabla.
10- Hacer clic sobre el botón Cerrar.
11- Aparecerá la ventana de diseño de consultas:


Base de Datos Access (16)

12- Hacer clic sobre el botón "SQL↓"este botón es el que permite elegir la vista de la consulta, puede adoptar una de estas tres formas.
13- Al apretar el botón cerrar de la pantalla anterior se abre esta ventana donde introducimos la sentencia SQL.
14- Una vez escrita sólo nos queda ver si está bien hecha
15- Hacer clic sobre el botón ! de la barra de herramientas para ejecutar la sentencia.

Base de Datos Access (17)

16- Si nos hemos equivocado a la hora de escribir la sintaxis, Access nos saca un mensaje de error y muchas veces el cursor se queda posicionado en la palabra donde ha saltado el error. Ojo, a veces el error está antes o después de donde se ha quedado el cursor.
17- Si no saca ningún mensaje de error, esto quiere decir que la sentencia respeta la sintaxis definida, pero esto no quiere decir que la sentencia esté bien, puede que no obtenga lo que nosotros queremos, en este caso habrá que rectificar la sentencia
18- Guardar la consulta haciendo clic sobre el botón "Guardar" de la barra de herramientas.

6.1.Complementos


You might also like

Latest Posts

Article information

Author: Barbera Armstrong

Last Updated: 08/23/2022

Views: 6245

Rating: 4.9 / 5 (59 voted)

Reviews: 90% of readers found this page helpful

Author information

Name: Barbera Armstrong

Birthday: 1992-09-12

Address: Suite 993 99852 Daugherty Causeway, Ritchiehaven, VT 49630

Phone: +5026838435397

Job: National Engineer

Hobby: Listening to music, Board games, Photography, Ice skating, LARPing, Kite flying, Rugby

Introduction: My name is Barbera Armstrong, I am a lovely, delightful, cooperative, funny, enchanting, vivacious, tender person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.